Autorizzazioni alla pubblicazione
In caso di pubblicazione di immagini tratte da testi della Biblioteca o dal patrimonio documentario dell'Archivio, gli interessati dovranno inoltrare una domanda di autorizzazione specificando se la pubblicazione riveste carattere scientifico o didattico, oppure se essa è di carattere commerciale o pubblicitario; dovranno inoltre indicare il tipo di edizione (libraria, periodica o altro), la tiratura e il prezzo di vendita. Alla domanda va allegato l'apposito modulo di richiesta compilato e sottoscritto.
Sulla base di tali dati verranno calcolati gli eventuali diritti d'immagine e la somma spettante dovrà essere versata secondo le modalità che verranno specificate.
Nella didascalia dell'immagine dovranno inoltre essere indicati il nome della Biblioteca e la segnatura dell'opera. In ogni caso dovrà essere consegnata alla Biblioteca una copia della pubblicazione. La Biblioteca invierà quindi l'autorizzazione formale.

Autorizzazioni al prestito per mostre
Il prestito di opere della Biblioteca o dell'Archivio per esposizioni è soggetto alle norme stabilite dal Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, alle direttive diramate dalla Soprintendente regionale per i Beni Librari e al parere vincolante della Fondazione d’Arco, la quale in ogni caso dovrà conseguire l’autorizzazione al prestito da parte della medesima Soprintendenza libraria e archivistica.
Al fine di attivare le procedure per l’autorizzazione e gli atti connessi con il prestito, gli organizzatori dovranno presentare domanda formale con almeno quattro mesi di anticipo sulla data prevista per l’apertura della mostra, inviandola alla Direzione: Fondazione d’Arco, P.zza C. d’Arco, 4 – 46100 Mantova.
Alla domanda dovranno inoltre essere allegati:
-il progetto scientifico dell’iniziativa,
-l’elenco dei prestatori
-la scheda tecnica relativa ai sistemi di sicurezza e ai parametri ambientali presenti nella sede espositiva (facility report).
In nessun caso le opere potranno essere esposte per una durata superiore ai tre mesi.
La Biblioteca provvederà quindi a comunicare gli eventuali oneri connessi con la riproduzione di sicurezza e di eventuale restauro delle opere, le condizioni di sicurezza, microclimatiche e generali stabilite per il prestito ai sensi delle norme sopra richiamate.
La Fondazione d’Arco stabilisce il valore assicurativo delle singole opere. L’Ente richiedente è responsabile di qualsiasi danno subito dalle opere e ne risponde direttamente alla Fondazione. L’Ente richiedente dovrà stipulare una polizza d’assicurazione per la movimentazione di ogni singola opera, secondo la formula “chiodo a chiodo”, contro tutti i tipi di rischio (“All Risks”), per il valore stabilito dalla Fondazione, e dovrà consegnarla alla Biblioteca prima del ritiro delle opere. La polizza dovrà offrire una garanzia effettiva contro tutti i rischi, senza alcuna subordinazione della stessa a condizioni o prerogative (ad esempio dei locali espositivi) difficilmente verificabili.